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Organización de tareas con Trello

Hola, queris. Hoy os voy a hablar de algo que me encanta: la organización de tareas. Y yo soy de listas. Ay, es que veo una lista y me vuelvo loca a tachar. La verdad que más que gustarme, hacer listas es necesario para mi supervivencia porque no tengo nada de memoria así que cosa que no apunto, cosa que no hago. Es así, no hay más. 


En este post os voy a hablar de las tareas en general, para la limpieza os hablaré de otra app con la que no solo puedes controlar las tareas a realizar, también puedes gamificarlo y, si tienes peques que ya pueden hacer cosas de la casa, es muy divertido. Siempre he usado agendas para apuntarlo todo pero había un problema, ¿qué hago con las tareas que no he realizado? ¿Las tengo que ir apuntando de un día o una semana para otra? Al final se convertía en una tarea que le quitaba protagonismo a las cosas que sí había hecho y acababa por desmorarlizarme... con lo que mola tachar lo que ya has finalizado. Anywho...  

Cuando empecé de nuevo a tener tiempo libre me di cuenta de que tenía toneladas de tiempo libre por el efecto amplificador de tener una peque en la guarde. Yas. Y tenía que hacer algo con ese tiempo, ahora no podía perderlo a lo loco. Así que me puse las pilas para buscar el mejor sistema de organización de la historia. Ojo, que lo encontré sin haber buscado nada. Estaba apuntando en el tablero de Trello de Emma la comida que le iba a hacer esa semana cuando pensé: "¿y si...?" Y así surgió la idea. La idea en mi cabeza porque no creo que esté inventando nada, obviamente. 

Bueno y antes de explicaros nada. ¿Conocéis Trello? Le podéis echar un ojo y registraros aquí (me acabo de enterar que por cada persona que se registre me dan un mes de gold pero vamos, que yo uso el normal). Trello es una página web y una app para organizar proyectos. No tiene más. Es súper sencilla pero puedes hacer de todo ya que tiene mil opciones desde lo más básico. Funciona con un sistema de tableros y listas. Puedes compartir tus tableros, puedes tenerlos públicos o privados... Os cuento el tema de la organización y a partir de ahí ya podréis investigar vosotros. 


Al entrar a Trello encontramos esta primera vista con todos nuestros tableros. Para crear uno nuevo hay que ir al menú de la esquina superior derecha y pulsar en la cruz y después en crear tablero:


Se habilitará este nuevo menú en el que indicamos el nombre del tablero, si pertenece a un equipo, si es público o privado y el tema o color. También se puede elegir una de las plantillas de las que dispone Trello.


Yo he creado un tablero nuevo con el original nombre de "Organización de tareas", sí, lo sé, soy una monstrua. Esta es la vista del tablero:


Y ahora viene la parte interesante. ¿Cómo nos organizamos? Ahora es el momento de añadir todas las listas que queramos para después añadir tareas dentro de cada lista. ¿Cómo lo he hecho yo? De la siguiente manera:

- Hoy
- Mañana
- Esta semana
- Próxima semana
- Este mes
- Próximo mes
- Este año
- Futuro
- Finalizadas

Y quedaría de la siguiente manera:


Ahora es el momento de ir añadiendo tareas. Lo ideal es que cada noche le deis un repaso a las tareas pendientes de "Hoy", "Mañana" y "Esta semana". Podéis ir moviendo las de "Mañana" a "Hoy" para saber lo que tenéis que hacer ese día. Sé que es todo súper simple pero creo que ahí está la clave de que funcione tan bien, de un vistazo puedes ver lo que tienes pendiente para la semana y puedes ir reprogramando tareas según tus necesidades sin que se te quede ninguna pendiente porque la tengas apuntada cinco páginas atrás en tu agenda.

Aquí tenéis la vista una vez que añades una tarjeta con una tarea y cómo se ve cuando entras en la información de la tarjeta. 



Aquí tenéis las mil opciones de las que os hablaba: añadir miembros, etiquetas, checklist... 

Hasta aquí guay, ya tenemos una nueva forma de organizarnos pero quería darle un plus. Cuando has terminado la tarea, puedes archivarla (en la app pulsas la tarjeta y arrastras hacia la parte superior, en el pc tienes que entrar en la tarjeta y seleccionar en "archivar") pero también mola poder marcar las tareas como finalizadas y tener una lista en la que podamos ver lo que hemos completado, ¿no? Pues soñando soñando triunfé patinando y buscando en Trello descubrí esta opción: 

- Primero creamos una nueva lista en el tablero y le ponemos de nombre "Completadas". 
- Después, en la información de cualquier tarjeta que hayamos creado, entramos en la opción "Etiquetas" y cambiamos el nombre a la etiqueta de color verde por "Completada" (o la que queramos usar para marcar como completadas las tareas). 

- Esto desde el pc, nos vamos a la parte superior derecha y pulsamos en "Butler". 


- Vamos al apartado "Rules" (en el menú de la izquierda): 


- Después en "Create Rule". 


- Pulsamos en "Add Trigger" y nos vamos a la segunda opción "Card Changes" y aquí nos quedamos con la primera opción "when the green "Completada" label is added to a card by me" y pulsamos en el botón verde de la derecha. 


- Ahora en "Select an Action" nos quedamos con la primera opción también para que nos la envíe a la lista "Completadas", podemos elegir si queremos que la ponga en primer lugar o último de la lista. También tenéis la tercera opción de este menú que nos deja archivar la tarjeta directamente por lo que no necesitaríamos la lista "Completadas". Pulsamos al botón verde.


- Ya tenemos nuestra regla creada de la siguiente manera, ahora tendremos que darle a guardar (Save) y ya estaría.


Como loca de las listas que soy, os recomiendo Trello para todo. Espero que os haya resultado útil la entrada de hoy.

Un besico,

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